ما در این مقاله قصد داریم نحوه صحیح نوشتن صورت جلسات اداری را به شما خوانندگان گرامی بیان کنیم. در ابتدا به توضیح آن و سپس نگارش صحیح آن می پردازیم.
نوشتن صورت جلسات اداری و همچنین نوشتن دستور جلسه های مختلف همیشه یکی از مهم ترین وظایف مدیران برای برگزاری جلسات مختلف می باشد. اما نوشتن صورت جلسه دارای قواعد و اصول خاصی است که عدم رعایت آن موجب ناکارآمد بودن یک صورت جلسه و عدم اثرگذاری آن خواهد شد.
دانستن چگونگی صورت جلسه نویسی صحیح و نوشتن سریع آنها و تدوین و تنظیم یک صورت جلسه بی نقص یک مهارت در ارتباطات تجاری است که بسیار ارزشند می باشد و عدم وجود آن باعث می شود ساعات زیادی برای به یاد آوردن صحبت های دیگران تلف شود.
اصول و قواعد و قالب صورت جلسات رسمی یا غیر رسمی ؟
اصول و قالب صورت جلسات رسمی اغلب با خط شی شرکت معین می شوند و باید از یک شیوه از پیش تعیین شده ضبط و نوشته شوند. درست مانند جلسات عمومی شرکت. برای اطمینان بیشتر یک نسخه از صورت جلسات پیشین را برای ایجاد اصول و قواعد صورت جلسات عادی بخواهید.
این را بدانید که حتی برای جلسات عادی صورت جلسه می تواند نقش مهمی داشته باشد زیرا صورت جلسه نوشتن ضمن اینکه آن را مکتوب و قابل استناد می کند باعث می شود تمامی افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند.
نحوه ی تنظیم صورت جلسات مجمع عمومی فوق العاده :
نحوه نوشتن و تنظیم صورت جلسات مجمع عمومی :
یک شرکت پس از ثبت ، می تواند تغییراتی را در مواردی از اساسنامه و یا هر آنچه مربوط به شرکت می باشد اعمال کند. منظور از این مورد ، تمامی تغییرات و تصمیمات شرکت است که طی مجمع عمومی عادی یا محمع عمومی فوق العاده در جلسات به دلیل ضرورت هایی صورت میگیرد.
به موجب ماده ی 200 قانون تجارت ثبت تغییرات ذیل در شرکت ها الزامی است :
در کل در هر جلسه یک نفر به عنوان رئیس جلسه و چند نفر به عنوان اعضاء و یک نفر به عنوان دبیر شرکت دارند که اداره جلسات با رئیس جلسه می باشد که ممکن است در همان جلسه از بین اعضا تعیین شود.
رئیس جلسه : مانند سایر اعضاء جلسه دارای یک رای خواهد بود و تنها تفاوت در این است که در صورت مساوی بودن تعداد آرا می تواند نظر نهایی را در خصوص تصویب یا عدم تصویب یک مصوبه ارایه نماید.
دبیرجلسه :
این فرد به عنوان منشی وظایف را انجام می دهد یا از بین اعضاء انتخاب می شود و یا اینکه از قبل طبق مقررات انتخاب می گردد. که شرح وظایفش به صورت زیر می باشد :
صورت جلساتی که در خصوص موارد زیر باشد باید به اداره ثبت شرکت ها ارجاع داده شوند :
هر یک از این موارد باید به دلایل حقوقی به اداره ثبت مطابق تنظیم صورت جلسه ای اعلام شود. این تغییرات معمولا با تصمیم مجمع عمومی فوق العاده و عادی به صورت فورس انجام می شود ولی در صورت توافق و تنظیم اساسنامه و یا شرکتنامه می تواند این تصمیمات بر عهده هیئت مدیره هم گذاشته شود.
در این صورت هریک از مراجع که حق اعمال این تغییرات را داشته باشند باید مطابق با صورت جلسات این تغییرات را به اداره ثبت شرکت ها ارائه دهند در غیر این صورت باعث عدم پذیرش تغییرات و اعمال آنها خواهد شد و تا زمانی که این تغییرات در اداره ثبت شرکت ها وارد نشود تغییرات شرکت پذیرفته نخواهد شد و نمی تواند آگهی شود.
پاسخگوی شما هستیم : ۰۲۱۸۶۰۸۶۲۵۶